16 medidas que puede tomar para aumentar su productividad laboral

16 medidas que puede tomar para aumentar su productividad laboral

Quizás le ha ocurrido que termina la “jornada laboral” y sale del trabajo con la sensación de que ha sido un día poco productivo, de que pudo aprovechar mejor el tiempo y generar más bienestar para usted y para la empresa.

Si asiente, debe saber que su caso no es una excepción, y que es posible que en su entorno la mayoría haya sentido exactamente lo mismo más de una vez o con cierta frecuencia.

A finales del año pasado les preguntamos a los lectores de Argentarium.com que cómo evalúan su nivel de productividad en el trabajo. Recibimos 667 respuestas y solo el 27.6% dijo que se considera muy productivo.

El restante 72.4% se dividió entre quienes consideran que son productivos pero podrían mejorar mucho más (64.6%) y quienes admiten que tienen serias deficiencias asociadas a una productividad baja o muy baja (7.8%).

En otras palabras, 7 de cada 10 trabajadores sienten que son poco productivos o que tienen un buen margen para mejorar su productividad.

Una encuesta de Argentarium indica que 7 de cada 10 trabajadores sienten que son poco productivos o que tienen un buen margen para mejorar su productividad. Click Para Twittear

Las fórmulas para contrarrestar este problema pueden ser tan diversas como tipos de trabajos existan y dependerán de las cualidades individuales de cada trabajador. Tuvimos, no obstante, la iniciativa de compilar algunas recomendaciones que  pueden ser útiles para una buena parte de la población trabajadora.

Veamos:

1- Haga listas de las tareas que debe resolver. Listas generales (para el mes, el año) y listas específicas para cada día. Tachar puntos con los que se ha cumplido acentúa la satisfacción de que se está avanzando. Si concibe la lista como un juego o como una carrera en la que tiene que llegar a la recta final, puede disfrutar mucho el proceso y esta herramienta resultará, además, estimulante. Es importante que tenga en cuenta que las metas deben ser realistas. Si no lo son, los incumplimientos continuos le pueden producir desánimo, y este es justamente el efecto contrario al deseado.

2- Considere utilizar un mecanismo de puntaje para las tareas que son de gran envergadura y requieren de mucho tiempo para ser concluidas. Por ejemplo, si debe avanzar en la redacción de un texto de 200 páginas, no se limite a precisar que en el día de hoy avanzó mucho, algo o poco. También debe hallar la forma de determinar en qué medida o porcentaje progresó. No tiene que ser un mecanismo perfectamente preciso. Basta con que, para los fines, funcione.

3- Conozca sus prioridades. Al hacer las listas debe considerar el orden de sus prioridades. Para establecerlo tendrá que tener en cuenta la necesidad, la importancia y la urgencia de sus tareas.

Tenga en cuenta que las metas deben ser realistas. Si no lo son, los incumplimientos continuos le pueden producir desánimo, el efecto contrario al deseado.

4- Sea riguroso con el uso que hace de las TIC (tecnologías de la información y la comunicación). En muchos casos éstas son herramientas importantes para mejorar la productividad, pero su uso inapropiado genera el efecto opuesto. Si se distrae fácilmente y considera que pierde mucho tiempo revisando mensajes en su correo electrónico o sus redes sociales, fije horarios para hacerlo. Por ejemplo, abrir la mensajería dos veces al día, a las 9:00am y a las 2:00pm. La medida deberá ser tan extrema como grave sea su tendencia a la distracción.

5- Identifique sus horas más productivas. Esta es una medida clave para hacer una agenda de trabajo. Si las primeras horas de la mañana son sus horas de mayor productividad, ocúpelas desarrollando las asignaciones que requieran de mayor concentración. Si luego del descanso del medio día suele sentir sueño o pereza, es un buen momento para las actividades que implican más acción o para las que son muy puntuales. Por ejemplo, hacer llamadas telefónicas, hacer pagos por la vía electrónica, etc.

6- Defina plazos de entrega. Debe tener un plazo estimado para la realización de cada tarea, sea esta un proyecto a gran escala o sea una actividad muy específica. Esto se define considerando el nivel de urgencia y la disponibilidad de tiempo y recursos para la ejecución de cada tarea.

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7- Limite sus horas de trabajo. Para algunos trabajadores las tareas no cesan. Siempre hay mucho por hacer, quizás más del que es posible hacer teniendo buenos niveles de productividad. En este contexto será difícil dejar tiempo libre para el descanso y la vida familiar, pero es necesario hacerlo. Es recomendable limitar las horas de trabajo por día, en lugar de tener jornadas abiertas. La consciencia de que el tiempo es limitado ayuda a aprovecharlo mejor.

8- Ordene su espacio de trabajo. Es recomendable que su espacio de trabajo esté organizado y limpio, en la medida de lo posible. Esto evitará que en algún momento tenga sensación de asfixia y hastío.

9- Haga lo posible, no necesariamente lo perfecto. A veces el afán por la perfección nos impide progresar con fluidez en nuestras responsabilidades laborales. Aspirar a obtener resultados de excelencia es plausible, pero también debe aprender a identificar cuándo su perfeccionismo es una retranca para usted y para la empresa.

10- ¿Una tarea a la vez? Hoy en día se valora mucho la capacidad de ser “multitasking” o capaz de hacer varias tareas al mismo tiempo. Haga ejercicios que le permitan comprobar cómo trabaja mejor usted. Si solo le funciona hacer una tarea a la vez, ese es su método recomendado. Intente compensar tomando medidas para hacer su trabajo con concentración y agilidad.

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11- Evite las interrupciones en los momentos de mayor concentración. A veces se destina un momento de mucha productividad a tareas menores o a asuntos que no son propios del trabajo. Por ejemplo, en muchas oficias son frecuentes los momentos sociales: un café, un almuerzo colectivo, un chisme institucional, uno personal… Sepa que en algunas ocasiones será recomendable pasar de eso y retomar las conversaciones con los compañeros durante los momentos fijados para descanso y recreo.

12- Si algo no fluye, siga con la agenda. A veces nos estancamos en un punto que no podemos resolver y cuyo progreso no depende del todo de nuestra voluntad. Muchos profesionales se paralizan durante horas por factores como la falta de inspiración o de concentración. En ocasiones se tratará de asuntos urgentes en los que no quedará de otra que continuar, inspirados o no, a fuerza de obligación. Pero en muchos casos vale la pena hacer una pausa, tomarse un descanso y volver más frescos al deber. O bien, continuar resolviendo las otras tareas para las que en ese momento se tiene mejor disposición.

13- Cuide su salud física y su alimentación. A veces la falta de rendimiento en el trabajo está asociada a un mal estado físico. Ejercitarse, alimentarse correctamente y tomar suficiente líquido son medidas que no debe desdeñar. Al contrario, lo que es capaz de hacer, incluso intelectualmente, se asocia mucho a cómo se siente físicamente. La actividad física programada y la productividad en el trabajo están estrechamente relacionadas, de acuerdo con algunos estudios.

14- Duerma bien, descanse. Las escasas horas de sueño o el descanso insuficiente pueden ser parte del problema. Analice si es su caso y, si lo es, tome medidas para modificar este comportamiento. En lo laboral, podemos asemejar el cuerpo humano a una maquinaria y, como todas, requiere cuidado y mantenimiento. Cuánto tiempo dormir o cómo descansar dependerá de las condiciones particulares de cada quien. Si es posible, consulte con un médico que lo ayude a determinar qué tanto descanso, sueño y ejercicio necesita.

15- Mantenga la vigilancia. Las medidas para mantener buenos niveles de productividad en el trabajo deben estar acompañadas de una voluntad de persistencia. Serán sostenibles si se logra convertirlas en disciplina, en hábitos. Esto no es tan fácil. Factores como cambios en nuestra situación emocional y en las condiciones de trabajo son amenazas constantes. Debe mantenerse alerta para identificar cuándo están afectando su desempeño laboral.

16- Por último, recuerde que estas medidas son un medio, un instrumento, no un fin. Si piensa que pasa más tiempo planificándose para el trabajo que trabajando, haga un diagnóstico que le permita valorar la dimensión del problema. Finalmente, proceda a ocuparse más y preocuparse menos.


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